Как скрыть закрытые организации и старые склады в 1С 8.3
Проблема выбора закрытых организаций и складов
Компания работает много лет: старые юридические лица закрываются, старые склады ликвидируются, а сотрудники увольняются. Однако при создании любого нового счета или накладной менеджеры продолжают случайно выбирать закрытую организацию или ликвидированный склад из огромного выпадающего списка. Это приводит к грубейшим бухгалтерским ошибкам, переделкам закрывающих документов и путанице на складе.
Почему нельзя просто удалить старую организацию?
Удалить элемент из базы физически нельзя, так как к нему привязаны тысячи исторических документов за прошлые годы. Если удалить организацию — нарушится вся историческая отчетность и закрытые налоговые периоды.
3 простых способа скрыть старые элементы из интерфейса
Способ 1. Использование встроенного флага недействительности (Рекомендуется)
В современных конфигурациях 1С (Бухгалтерия 3.0, УТ 11, ERP, ЗУП 3.1) встроен специальный механизм скрытия:
- Откройте карточку старого элемента (например, справочник Организации или Склады).
- Найдите и установите галочку «Организация закрыта и больше не используется» (или «Склад не используется» / «Недействителен»).
- Нажмите «Записать и закрыть».
Результат: Элемент моментально исчезнет из всех выпадающих списков быстрого выбора в новых документах, но останется во всех старых проведенных накладных прошлых лет!
Способ 2. Переименование с добавлением префикса «ЗАКРЫТО»
Если в вашей старой конфигурации нет встроенной галочки недействительности:
- Откройте элемент справочника.
- В начале наименования добавьте знак
ZZZ_или[НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ](например: ZZZ_ООО ТоргСбыт (Закрыто 2021)). - Благодаря алфавитной сортировке этот элемент упадет в самый низ списка и не будет мешать при наборе первых букв с клавиатуры.
Способ 3. Перемещение в архивную папку «АРХИВ»
- Создайте в справочнике папку (группу) с именем «00_АРХИВ (Не выбирать!)».
- Перенесите туда все устаревшие склады, подразделения и уволенных сотрудников.
Частые вопросы (FAQ)
Как снова увидеть скрытую организацию, если понадобилось сформировать старый отчет?
В форме списка справочника нажмите кнопку «Еще» (в правом верхнем углу) и установите галочку «Показывать закрытые организации» (или «Показывать недействительные»).
Сможет ли бухгалтер сдать корректировочную декларацию по закрытой организации?
Да, абсолютно. Все исторические проводки, движения по регистрам и возможность формирования регламентированных отчетов полностью сохраняются.
Можно ли запретить менеджерам выбирать старый склад через права доступа?
Да, если настроить RLS (ограничение прав на уровне записей) по складам и исключить старый склад из профилей групп доступа менеджеров.
Что будет, если пометить старую организацию на удаление?
Пометка на удаление просто зачеркнет элемент красным крестиком. Но если в базе есть хоть один проведенный документ по этой фирме, стандартная процедура удаления помеченных объектов откажется ее удалять.