Статусы документов в 1С: проведен и не проведен — почему не списываются остатки
- Накладная или поступление созданы в базе, но в отчетах по складу остатки товара не появились.
- Рядом с документом в списке стоит простая иконка без зеленой галочки.
- В оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) нет бухгалтерских проводок по только что созданной операции.
- При попытке продать товар 1С выдает ошибку
Недостаточно остатка на складе, хотя документ поступления лежит в журнале.
Главная разница простыми словами
В 1С есть два принципиально разных действия:
- Записать (Сохранить документ) — это просто черновик. Документ сохранен в базе данных, вы можете его открыть, почитать или распечатать, но для учета его как бы не существует. Проводки не формируются, товары со склада не списываются и не приходуются.
- Провести (Зеленая галочка) — это официальная фиксация факта хозяйственной деятельности. В этот момент 1С делает записи в специальных учетных таблицах (Регистрах накопления и Регистрах бухгалтерии). Только после этого меняются остатки на складах, пересчитывается себестоимость и возникают долги контрагентов.
Как понять статус документа по иконке в списке:
- Иконка с зеленой галочкой: Документ успешно Проведен. Все движения по складам и проводки сформированы.
- Иконка документа без галочки: Документ просто Записан (Не проведен). Это черновик, остатки не затронуты.
- Иконка с красным крестиком: Документ Помечен на удаление. Он выключен из учета и ждет окончательной очистки администратором.
Как правильно провести документ
- Откройте нужный документ в 1С.
- Вместо кнопки «Записать» нажмите ярко-желтую кнопку «Провести и закрыть» (или просто «Провести»).
- Если у документа есть кнопка Дт/Кт (в верхней панели) — нажмите на нее. Вы увидите список проводок и движений по регистрам, которые создал этот документ.
Почему документ может не проводиться?
Если при нажатии «Провести» 1С выдает ошибку внизу экрана, чаще всего причины следующие:
- Не хватает остатка на складе: дата документа стоит раньше, чем товар фактически поступил по накладным поставщика.
- Не заполнены обязательные поля: не указан склад, счет учета, договор или ставка НДС.
- Дата документа в закрытом периоде: бухгалтер установил запрет редактирования прошлых месяцев.
💡 Практика специалистов:
Никогда не используйте кнопку 'Записать' для документов текущего дня, если планируете сразу отгружать этот товар. Всегда используйте 'Провести и закрыть', чтобы избежать пересортицы и отрицательных остатков.
Частые вопросы (FAQ)
Если я просто изменю количество в проведенном документе, остатки на складе изменятся автоматически?
Нет, пока вы не нажмете кнопку 'Провести' заново. Документ необходимо перепровести, чтобы 1С пересчитала движения в регистрах.
Что такое 'Отмена проведения'?
Это перевод документа обратно в статус черновика. Все созданные им проводки и движения по остаткам удаляются, но сам документ остается в базе.
Почему при проведении задним числом программа долго думает?
1С автоматически запускает пересчет партий и себестоимости всех последующих документов, которые были оформлены после этой даты.
Можно ли массово провести сразу 20 документов?
Да. Выделите нужные строки в журнале через Ctrl или Shift, кликните правой кнопкой мыши и выберите пункт 'Провести'.